報告力〜仕事ができる人の必須能力〜
仕事をする上で報告はとても重要な力です。特に上長への報告は、自分で責任を抱えないようにするためにも大変重要なスキルです。それができれば組織で働く力が格段に上がります。今回は私が経験上を学んだ5つの意識するべき点を共有させていただきます。
1つ目は「報告のスピード」です。可能な限り事態が起きてから速やかな報告が重要です。日を跨ぐなどはあってはなりません。どれだけ立て込んでいても、その日のうちに報告をあげることが重要です。もしも、その日のうちに報告が難しい場合は、「明日になりますが」と一言お断りを入れるようにしましょう。
2つ目は「報告のタイミング」です。現在進行形で継続しているものの報告と、一過性の事象に関する報告があります。現在進行形で継続しているものに関しては、上長が欲するタイミングを見計らって報告を上げるようにしましょう。上長は誰かの部下であると言うことを認識し、上長のそのまた上長に報告をするタイミングを想定すればいいタイミングで報告ができます。
3つ目は「報告の内容」です。悪い内容ほど速やかに報告をするべきです。その際には「経緯」、「対応結果」、「再発防止策」の3点を盛り込みましょう。経緯はファクトをきちんと書くことです。いつ、誰が、どこで、何をした、というファクトを具体的に報告することが大切です。主観的な表現は避けて客観的な事実のみを書きましょう。対応結果に関しても、可能な限り客観的な事実に基づいて記載するべきです。再発防止策については、短期的な改善策と長期的な撲滅冊を記載すると良いです。申し訳ない、等の主観的な表現は入れる必要はありません。
4つ目は「報告の仕方」です。よく電話で報告をする人がいます。それ自体は緊急の内容であれば悪くないのですが、それだけで終わる人がいます。大切なことは必ず文面に残して報告をすることです。その理由は報告を受けた上長は必ずその上長に報告をする必要があるからです。もし、報告が不十分な内容であれば、質問が来ますので、結局のところ時間をロスします。上長の上長から質問が来た場合はなおさらです。よって、上長がそのままの文面で報告ができるように、報告の文章力を向上させるように意識しましょう。
5つ目は「意味のある報告かどうか」という点ですです。何でも報告するのは良くありませんし、かといって自分たちにとって大きなことが起きなければ報告をしなくてもよいと言うものでもありません。様々な弊害関係者を想定して、迷惑をかけるようなことがあれば、それはきちんと報告をするべきです。何か起きたことに対してどれだけの意味があるのかと言うことを考えて、報告をする必要があります。
報告をする力は経験によって磨いていくしかありません。特に、報告をする際に自分の中で緊張感がある場合は、成長するチャンスです。報告を繰り返すことで、知らないうちにビジネスマンとしての大きな成長を得ることができます。ぜひ、報告力を磨いていきましょう。