多忙なビジネスマンが生き抜くためのメールのルール

自分自身が仕事をしてきた中で重要なスキルの1つとしてメールとの付き合い方が挙げられる。今回はメールとの付き合い方で自分自身が経験から学んだ重要だと感じる5つのルールについて解説します。

①レスポンスは可能な限り早く

一度内容を確認したメールは可能な限りその場で返信をするように心がける。その場で返信をしない場合、内容を思い出すことに時間がかかるため、後々を考えると時間効率が悪い。どうしてもその場では返信できない内容以外は即返信をルール化しよう。エグゼクティブである程、返信が早いことは実体験からも実証済みだ。

②件名は具体的に検索しやすいキーワードを入れて

件名は短い方が楽だが、後から見ると短い件名では検索でヒットする確率が低い。重要なキーワードをそのときに思い出せるとは限らないからだ。よって、その事柄に関連するワードは必ず件名に含もう。「件名:お願い」など、短くてかつ情報価値を持たない件名は使わないようにしよう。

③話題が変われば件名を変更

話題が変わっているにもかかわらず、件名が前のままの人がいる。検索するときにヒットする見込みはゼロに近いため、面倒でも話題が変われば件名を変更する方が後々を考えると良い。

④相手に業務依頼をする際は期日を設定

期日を設定しなければ依頼した業務の熱がこちらも相手も冷めてしまうからだ。良い仕事をするためには十分ではない時間で仕事に取り組んだ方が良い仕事ができる。期日があることで脳は活性化すると思う。

⑤文章が長くなる際はまとめを入れる

文章が長くなるなる際は最後に箇条書きを入れるようにしている。ここまで書いてきた本文をまとめることで記載した内容のチェックも兼ねることができ、かつ相手もわかりやすい。そのため、後々を考えると仕事が早くなる。

当たり前の内容が多いと思うが、どれも意識しなければ面倒で避けて通りがちな内容だ。後々を考えた行動をすることでより仕事を円滑に進めたいと思います。